KI-Telefonassistent · Anrufannahme · Übergabe
Anrufe aufnehmen.
Dein Team vorbereitet entlasten.
Ein KI-Telefonassistent kann wiederkehrende Anliegen aufnehmen und den nächsten Schritt vorbereiten. Wir planen Gesprächsablauf, Erreichbarkeit und Anbindungen passend zu deinem Unternehmen.
So kann der Ablauf aussehen
Aus einem Anruf
wird ein klarer Vorgang.
01
Anliegen und Rückrufwunsch erfassen
02
Passende Informationen zuordnen
03
An das zuständige Team übergeben
Ablaufillustration · Umfang nach Abstimmung
Problem verstehen. Passend lösen.
Wenn das Telefon den Arbeitsablauf ständig unterbricht.
Während eines Kundentermins klingelt die nächste Anfrage. Danach fehlt der Rückrufkontext oder es wird mehrfach nachgefragt. Eine klar begrenzte telefonische Assistenz kann Informationen strukturiert aufnehmen – mit einer verständlichen Übergabe an Menschen.
Anliegen & Leads erfassen
Nach Thema, Bedarf und gewünschten Kontaktdaten fragen. Der Gesprächsleitfaden wird so gestaltet, dass unnötige oder sensible Angaben vermieden werden.
Termine & Rückrufe vorbereiten
Verfügbarkeiten über geeignete Kalenderschnittstellen berücksichtigen oder einen Rückrufauftrag erstellen. Bestätigungen und Ausweichwege werden mitgeplant.
CRM & Support anschließen
Gesprächsergebnisse im erlaubten Umfang einem Kontakt oder Vorgang zuordnen. Zuständige Personen erhalten den benötigten Kontext für die Bearbeitung.
Konkret geplant
Klare Grenzen gehören zum Gespräch.
Wir definieren, welche Fragen beantwortet werden können, wann der Assistent nicht weiterweiß und wie die Übergabe funktioniert. Für Ausfälle, Nichtverfügbarkeit und dringende Anliegen braucht es einen vereinbarten Ersatzweg. Transparenz über den KI-Einsatz und den Umgang mit Gesprächsdaten werden vor dem Betrieb abgestimmt.
Beispielhafter Ablauf
So wird der Nutzen greifbar.
Ein Interessent ruft wegen einer Dienstleistung an. Der Assistent erfasst das Thema, den groben Bedarf und einen Rückrufwunsch. Das Team erhält einen geordneten Vorgang. Preise, Zusagen oder besondere Fälle werden nicht frei erfunden, sondern an die zuständige Person weitergegeben.
Dein Weg mit Dreamseven
Vom ersten Gespräch
zum überprüften Ergebnis.
01
Anrufe verstehen
Häufige Anliegen und Unterbrechungen erfassen.
02
Leitfaden planen
Fragen, Antworten, Grenzen und Übergaben abstimmen.
03
Anbinden & testen
Telefonie, Kalender oder CRM mit Testanrufen prüfen.
04
Pilot auswerten
Verständlichkeit, Fehlfälle, Aufwand und Nutzungskosten betrachten.
Gut zu wissen
Deine Fragen.
Klare Antworten.
Passende nächste Schritte
Kann der Assistent Termine buchen?
Müssen wir die Telefonnummer wechseln?
Was passiert bei unverständlichen Anliegen?
Werden Gespräche immer aufgezeichnet?
Ist die KI rund um die Uhr garantiert erreichbar?
Ein klarer nächster Schritt
Telefonablauf besprechen.
Beschreibe kurz dein Ziel und die vorhandene Situation. Wir klären den passenden Umfang, benötigte Zugänge und das weitere Vorgehen.